Десятого марта архивисты Российской Федерации отмечают свой профессиональный праздник. В этот день 28 февраля 1720 года (10 марта по новому стилю) Петр I подписал государственный акт «Генеральный регламент или Устав» — первый в России общегосударственный правовой акт, определивший основы организации централизованной системы архивного дела в стране, и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…»
Накануне праздника наш корреспондент побеседовал с начальником архивного отдела администрации муниципального образования город Горячий Ключ Натальей Куриленко.
Разные люди — разные мнения
В помещении архивной службы нашего города — необычная тишина, потому что в связи с эпидемиологической ситуацией ограничен прием граждан. Здесь находятся документы, которые требуют определенных условий хранения. Они аккуратно сложены в коробки из плотного картона и занимают свое место на металлических стеллажах. Картон защищает от пыли и влаги, от возможных перепадов температуры.
В архивохранилище, как правило, не проникает солнечный свет, ведь он не друг бумаге, а в идеале здесь устанавливаются надежные вентиляционные системы, поддерживающие необходимую температуру и влажность, и специальные жалюзи для создания светового режима. И любой лишний контакт с руками человека тоже документам противопоказан — они от этого становятся ветхими. И все же архив — не закрытое от людей государственное учреждение.
Сюда приходят заявители, а это те, кто ищут какую-то информацию, свой личный документ или же оформленный когда-то предприятием, ныне уже ликвидированным, представители организаций, которые периодически сдают свои документы в архив.
Приходят также жители нашего города в составе экскурсий. Как правило, это студенты и школьники в дни открытых дверей, которые проводятся чаще всего накануне профессионального праздника работников архивов и знакомят молодежь с историей города, с документами, ставшими летописью прошлого.
— Наталья Николаевна, что можно сказать о людях, которые обращаются в архив? Есть ли у них нечто общее?
— Общее — это желание найти необходимый документ. А причины же могут быть разными. Это и сбор данных о стаже работы перед уходом на пенсию, и вопросы наследства, и даже желание заглянуть в свою родословную. Среднестатистический заявитель — человек, настойчивый в поисках нужной информации. Но есть и другие категории граждан…
— Интересно, какие?
— Мнения об архивах полярные. Одни считают, что здесь есть все, в том числе и на бумажных носителях, и в электронном виде, так что достаточно обратиться в службу и можно получить практически любой документ. Они так и думают — достаточно нажать на одну кнопку, и документ предстанет их взору. Приходится объяснять людям — нам нужна более широкая информация о сути запроса, и может быть даже так, что такой документ у нас вообще отсутствует, так как есть далеко не все деловые бумаги, а только подлежащие долговременному хранению. Распространено и другое, кардинально противоположное мнение о том, что в архиве ничего не найти, здесь находится никому не нужная макулатура.
А что же находится в коробках?
И вот теперь — о главном, о тех бумажных листочках, собранных в определенном порядке и уложенных в картонные коробки, занимающие архивные стеллажи.
— Наталья Николаевна, какие именно документы хранятся у вас?
— Есть две основных их категории. Первая — это документы по личному составу, где собраны приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, направлении на учебу, данные о начислении заработной платы. Это важная информация для тех, кто оформляет пенсию, подтверждает стаж работы на том или ином предприятии. Вторая — так называемая управленческая документация, описывающая основную деятельность организаций, то есть годовые планы и отчеты, приказы и прочее ликвидированных предприятий и организаций, которые когда-то работали на территории нашего города, так и действующих в настоящее время. Среди них Дубзавод, лесокомбинат, контора «Курортторг», рестораны, кооперативы, подсобные хозяйства, городская больница, завод минеральных вод «Горячеключевской», санаторий «Горячий Ключ», Центр занятости населения, Управление социальной защиты населения.
— Органов власти тоже?
— Да, мы храним решения советов и исполкомов, а ныне — администрации муниципального образования город Горячий Ключ, ее отделов и управлений, администраций сельских округов, Совета МО г. Горячий Ключ, контрольно-счетной палаты МО г. Горячий Ключ.
— И как много организаций передают данные в архив?
— На сегодняшний день источниками комплектования наших фондов являются тридцать организаций, которые ежегодно сдают документы постоянного хранения. Пять лет они хранят их у себя, а потом передают в архив. Мы оказываем сотрудникам организаций и методическую помощь, доносим до них свежую информацию. Например, в прошлом году введен перечень документов с новыми сроками хранения. В связи с этим в работе архива многое пересматривается.
Кстати, среди источников комплектования есть и редакция газеты«Горячий Ключ». Когда территориально объединили поселок Горячий ключ с Апшеронским районом, выпускалась газета «Апшеронский рабочий», она сейчас хранится в Апшеронске. С середины 1977 года начала работу редакция газеты «Горячий Ключ». В архиве есть ее подшивки, в том числе газеты «По пути Ильича», выходившей в свет ранее.
Один из крупных блоков — документы на недвижимость и землю. В архиве хранятся постановления о выделении земельных участков, в то время как в архитектурном отделе — разрешения на строительство. Очень интересный блок — церковные документы. Самые старые из них когда-то были написаны в церквях, действующих в станицах. В каждой из них велись книги регистрации рождений, браков, смертей. Представьте, сколько было сделано записей, каждая из которых сегодня является частичкой истории!
Много запросов онлайн
Последнее время многие люди стали более трепетно относиться к своей родословной. Есть те, кто активно собирают такую информацию в музее и в архивах и пишут историю семьи. Нередко обращаются в архивную службу и сотрудники музея, если собирают фактуру для исторического материала.
Таких запросов стало больше и от населения, однако архив не дает информацию о генеалогическом дереве заявителя — сколько бы потребовалось для этого специалистов, да и такого количества документов в хранилищах тоже нет. Однако в архиве началась работа по составлению алфавитных списков к книгам, чтобы их не листать, а просто просматривать. И это значительно упростило работу.
Но еще большим подспорьем в уменьшении «живой» очереди стало взаимодействие с организациями через защищенную электронную почту. Сейчас, например, есть у архива договоренность с Пенсионным фондом РФ не направлять людей к ним за справками. Не только из Горячего Ключа, но и всей страны приходят сюда запросы, а отсюда поступают ответы.
За постановлениями, решениями исполкомов, за приказами по совхозам или еще каких-то учреждений заявители обращаются через МФЦ, а раньше также приходили в архив. Многофункциональные центры стали краевой структурой, и это очень удобно — люди могут обратиться в них в своем населенном пункте, а получить информацию широкого спектра из других населенных пунктов, так как их обращение будет перенаправлено в электронном виде в архивную службу. Такое взаимодействие получило популярность во время пандемии и доказало свою состоятельность.
— Чем точнее указываются данные на запросе, тем быстрее заявитель получит свой документ, — поясняет Наталья Николаевна. — Даже для работников МФЦ специалисты архивного дела разработали подробную анкету, чтобы были прописаны важные для запроса моменты.
Оцифровка и реставрация
Есть еще одна сторона медали архивного дела. Многие документы очень старые, и если их часто брать в руки, то они быстро портятся. Идеальный вариант — перевести их в электронный вид, и такая задача стоит и на краевом, и на федеральном уровнях. Пока рассматриваются варианты, как это сделать лучше. Скажем, можно было бы и отсканировать документы, но для этого нужны дорогостоящая техника, программное обеспечение и много специалистов. Поэтому пока ведется оцифровка документов на краевом уровне. Процесс очень трудоемкий и может занять порядка 300-400 лет.
Кроме этого, документы требуют реставрации. На базе краевого архива по личному составу есть реставрационная лаборатория, куда подают заявку и сотрудники архива из Горячего Ключа — порядка трех-четырех дел в год. Это немного, но в общей сложности получить результат хотят 44 муниципалитета, поэтому приходится с этим считаться.
Информации стало больше
В нашем архиве есть также коллекция документов по истории города — это относительно небольшой архивный фонд, в котором собирается информация по историческим периодам с момента заселения Горячего Ключа до нашего времени. Сюда поступает печатная информация благодаря вышедшим книгам, газетам, отдельным публикациям, работам исследователей. С другой стороны, те, кто пишут научные, исторические либо исследовательские работы, также обращаются за материалом в архив. Горячий Ключ заселялся с 1864 года, и с этой даты многие документы доступны. Другие же, например, о Псекупском полке или же о людях, которые первыми заселяли наши края, можно найти в государственном архиве Кубани.
К сожалению, кроме метрических книг, документы в архиве сохранились только с 1943 года, с момента освобождения города от немецко-фашистской оккупации. Все документы до 1942 года были уничтожены, чтобы важная информация не досталась врагу.
Работа в архиве очень серьезная и кропотливая, требует внимания, сосредоточенности. И все же бывают курьезные случаи. Однажды заявитель составлял свою родословную и давал запросы по прадеду или прапрадеду, и ему нашли в архиве информацию по одному браку. Заявитель сделал повторный запроси получил новые данные — уже о втором браке, в котором его родственник изменил еще и свой возраст, такое нередко бывало раньше. Встречаются случаи, когда женщины забывают фамилию, по которой нужно найти документ, если несколько раз выходили замуж. И тогда работники архива ищут данные только по имени-отчеству, что усложняет работу.
— Чем подробнее человек помнит факты, тем быстрее мы найдем первоисточник, — говорит Наталья Николаевна. — Поэтому хотелось бы обратиться к жителям нашего города с огромной просьбой: как можно подробнее вспоминайте события. Например, при восстановлении трудового стажа нужно хотя бы примерно назвать, с какого времени и в какой организации работали.
Без прошлого нет будущего. Поэтому руководитель архива попросила бережнее относиться к своим документам, внимательно проверять их. Сколько случаев, когда с ошибкой выдан диплом, но ведь вы его когда-то сами получили, почему не проверили? Нередко встречаются ошибки в документе на землю. Был у нас комитет по земельным ресурсам, который выдавал первые свидетельства на землю. В 1992 году приняли Земельный кодекс, и земля стала передаваться в собственность, в то время как до этого она была в пользовании. И тут выяснилось, что многие документы выписаны с ошибками. Сейчас этот комитет ликвидирован, и любую неточность можно исправить только в судебном порядке.
Много проблем создают ликвидированные предприятия, которые работали в 90-е и нулевые годы, тогда организации часто закрывались, и многие не сдавали документы в архив. Поэтому у людей, выходящих на пенсию, сегодня — трудности с подтверждением стажа.
— Поздравлю всех, кто имеет отношение к архивной службе, — сказала в завершение нашей беседы Наталья Куриленко. — А это — делопроизводители, специалисты отделов кадров и бухгалтерии, секретари, одним словом те, кто занимаются кропотливой работой, формируя документы долговременного хранения. С профессиональным праздником!
